Fråga:
En av medlemmarna i vår förening har begärt att få läsa styrelsens protokoll. Har medlemmen rätt att läsa dessa protokoll?
Svar:
Nej, styrelsens protokoll ska inte lämnas ut till medlemmarna. Detta kan kanske låta hårt och som att styrelsen kan hålla vad den sysslar med hemligt, men så är det inte. Att protokollen inte ska lämnas ut beror på att en styrelse kan hantera uppgifter som alla i föreningen inte bör få veta. Exempelvis om en bostadsrättshavare inte betalar sin avgift i tid kan det bero på att den har svårigheter med sin ekonomi, eller om det kommer störningar från en lägenhet kan det komma fram uppgifter om alkoholmissbruk och misshandel. Det är inte lämpligt att alla i föreningen ska känna till sådana uppgifter. Det kan också vara så att det är uppseglande tvist mellan föreningen och en entreprenör. Eller styrelsen kanske överväger att byta den tekniske eller ekonomiska förvaltaren och fattar beslut om att inhämta offerter. Inte heller uppgifter om sådana styrelsefrågor är lämpliga att sprida, för det kan försätta föreningen i ett sämre läge.
Men hur ska medlemmarna då veta att styrelsen sköter sitt arbete på rätt sätt? På årsstämman väljer medlemmarna en revisor och denna revisor skall granska styrelsens arbete och även läsa styrelsens protokoll. Revisorn lämnar sedan en revisionsberättelse och i den ska den anmärka om styrelsen har gjort fel. På detta sätt får medlemmarna veta om styrelsen har skött sitt arbete eller inte. Revisorn är med andra ord medlemmarnas ögon in i styrelsearbetet. Medlemmarna bör alltså välja sin revisor med omsorg!
Ibland kommer invändningar i stil med att ”vi inte skriver något i protokollet som inte alla kan läsa”, men då har ju protokollet förlorat sin funktion. Det är viktigt att i protokollet skriva om besluten som fattas så att det går att gå tillbaka och förstå vad som har hänt och varför. Men hur ska medlemmarna då få veta vad som händer i föreningen? Ett bra sätt är att styrelsen delar ut informationsblad en gång i månaden eller i annat intervall som är lämpligt för just den föreningen. Då kan styrelsen berätta vad som händer på ett neutralt sätt, som inte röjer personliga uppgifter om någon medlem eller andra uppgifter som kan störa verksamheten.
// Advokat Christian Senyk
bofokus från Allabrf 