Föreningsstämman är det högsta beslutande organet i en bostadsrättsförening och årsmötet det viktigaste mötet på året. För att det ska bli ett bra genomfört möte rent formellt, men även en trevlig sammankomst, krävs god planering.
Många föreningar börjar tidigt att förbereda inför stämman. Till exempel kan det vara bra att tidigt titta på vilka datum som skulle vara lämpliga att hålla årsmötet.
Valberedningen
Valberedningen och styrelsen ska så tidigt på året som möjligt ha kontakt med varandra för att valberedningens arbete ska fungera så bra som möjligt. Många styrelser börjar förberedelsen med val av ny styrelse med att bjuda in valberedningen att vara med i början av ett styrelsemöte för att berätta om året och vilka ledamöter som inte kommer att sitta kvar i styrelsen.
Föreningsstämman – det praktiska genomförandet
Kallelse
Kallelse till ordinarie stämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före stämman, eller senast två veckor om stadgarna innehåller en sådan bestämmelse.
Till kallelsen bifogas dagordningen med de ärenden som stämman ska behandla inklusive eventuella motioner och propositioner. I föreningens stadgar står beskrivet vad som ska tas upp på årsmötet. Bifoga också gärna en mall för fullmakt.
Årsredovisningen
Föreningens revisor ska ha årsredovisningen för granskning senast sex veckor före stämman och föreningen bör få den i retur tillsammans med revisionsberättelsen senast tre veckor före stämman. Revisorn vill ha styrelseprotokoll och ibland verifikationer från förra året att gå igenom i samband med granskningen.
Årsredovisningen ska finnas tillgänglig för medlemmarna 2 veckor innan stämman, dock finns inget krav på att den ska delas ut.
Motioner
Det finns inte något lagkrav på att styrelsen ska besvara inkomna motioner men det är att rekommendera. När motionstiden har gått ut hålls ett styrelsemöte då dessa behandlas och besvaras. Styrelsen kan föreslå medlemmarna att bifalla, avslå eller anse motionen besvarad.
Ordföranden
I början på stämman ska en stämmoordförande utses. Ordföranden kan vara en extern person eller en medlem i föreningen. Stämmoordföranden ansvarar för att stämman genomförs på ett korrekt sätt, och det är viktigt att personen ifråga har den kompetens och kunnighet som erfordras för uppdraget. Stämmoordförandens främsta uppgift är att se till att alla närvarande medlemmar har lika stort inflytande oavsett ståndpunkt, ansvara för att mötesdemokratin respekteras, förhindra störande inslag under stämman samt se till att medlemmarna får tillfredsställande svar på frågor och att stadgarna följs. Stämmoordföranden bör komma med upplysningar och klarlägganden när så krävs, men hålla sig från att ta ställning, och enbart yttra sig i sak när behov finns och efter stämmans godkännande. Vidare bör stämmoordföranden förvissa sig om att samtliga närvarande medlemmar skrivit på närvarolistan, samt ordna med röstkort och valsedlar om det ska användas. Under stämmans gång ansvarar stämmoordföranden för att fördela ordet, presentera den punkt på dagordningen som ska avhandlas och klubba igenom beslut.
När en punkt ska förhandlas ska den först föredras av stämmoordföranden eller av annan som är lämplig för uppdraget. Därefter ska medlemmar få möjlighet att diskutera punkten. När diskussionen är avslutad ska stämmoordföranden föra punkten till beslut. Förslaget eller förslagen klargörs och sedan sker en omröstning. Det finns flera röstningsförfaranden – eller beslutsformer – som kan bli aktuella under en stämma. Den vanligaste beslutsformen är acklamation, vilket innebär omröstning med ja-rop. Om det inte tydligt framgår vad resultatet blev under en omröstning med acklamation kan det istället bli aktuellt med votering. Votering ska ske om det påkallas av stämmoordförande eller annan medlem innan beslutet klubbats igenom och sker vanligtvis genom handuppräckning. Sluten votering innebär att beslutet fattas genom att medlemmarna skriver sitt val på röstsedlar. Det är i första hand föreningens stadgar som reglerar om och när sluten votering kan användas på stämman.
Beroende på vilket beslut stämman fattar krävs olika typer av majoritet. I princip alla beslut i sakfrågor och formella frågor fattas med enkel majoritet, vilket innebär att ett förslag måste stödjas av mer än hälften av de avgivna rösterna. Kvalificerad majoritet innebär att förslaget måste stödjas av en majoritet som är större än hälften av de närvarande röstberättigade och föreligger vid beslut av stor principiell eller praktisk betydelse, till exempel stadgeändringar. Relativ majoritet innebär att det förslag som får flest röster väljs och tillämpas normalt endast i samband med personval.
Viktigt att komma ihåg
- En bostadsrätt = en röst. Om en medlem har flera bostadsrätter har denne fortfarande bara en röst. Kolla i stadgarna för avvikande lydelse.
- En medlem kan ge någon annan fullmakt att representera denne på stämman i enlighet med vad som sägs i stadgarna. Kretsen av de som kan vara ombud bestäms där. Fullmakten ska vara daterad och undertecknad.
- Stämman behöver inte besluta enligt valberedningens förslag om förtroendevalda, utan kan komma med andra förslag. Mötesordföranden måste fråga stämman om andra förslag finns.
- Stämman kan inte behandla och besluta i andra frågor än de som tagits upp i dagordningen.
- Protokoll från stämman ska finnas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman.
- Om en justerare har en avvikande mening om innehållet i protokollet ska denne skriva ett tillägg om hur justeraren i stället vill att det ska stå. Detta biläggs sedan stämmoprotokollet.
Tips till förvaltningskunder hos Allabrf
Den nya styrelsen behöver så snart som möjligt rapporteras in till bolagsverket. Detta görs av styrelsen via verksamt.se. För enklast möjliga administration rekommenderar vi att en ledamot betalar bolagsverkets ansökningsavgift direkt vid registreringen och sedan använder ”utläggshanteraren” i styrlseportalen på alllabrf.se för att snabbt få beloppet återbetalt av föreningen.
Så snart de nya ledamöterna är registrerade hos bolagsverket så får de automatiskt access till styrelseportalen på allabrf.se. Ledamöter som avgår från styrelsen tappar sin access.
bofokus 