Så undviker föreningar den kommande prishöjningen

Den sista juni förlängs de flesta BRF:ers löpande avtal per automatik i ett eller flera år. Nästan alla förvaltare och många övriga leverantörer höjer samtidigt priset på tjänsterna. Detta är en höjning som föreningen och dess medlemmar på sikt kan förlora stora belopp på. Men det finns möjlighet att undvika den.

En så kallad indexreglering innebär i regel att föreningens leverantörer varje år höjer priset som föreningen betalar med ett antal procent. Motivationen till prishöjningen är primärt löneökningar för personal samt den allmänna inflationstakten. Ökningen är dock ofta högre än så och indexregleringen leder till att leverantörens marginaler ökar. En konkret konsekvens blir att föreningar med gamla avtal ofta betalar betydligt högre summor för samma tjänster jämfört med en förening med ett nytecknat avtal. Samtidigt har verksamheter såsom ekonomisk förvaltning även blivit mer effektiv och mindre personalintensiv.

– Man kan tro att man gynnas som trogen kund, men i verkligheten är det precis tvärt om, säger Hampus Dahlstedt, VD på Allabrf. De föreningar som betalar allra högst kostnader är de som låter sina avtal ”löpa på”, år efter år, utan omförhandling.

Fredrik Johansson är ansvarig för Allabrf:s upphandlingstjänst Anbudskollen och påpekar att många leverantörer utnyttjar det faktum att BRF-styrelser ofta är passiva beställare.
– Vi har noterat leverantörer som har extremt aggressiva indexhöjningar, ända upp till 10 procent årligen.

Det är dock inte bara p.g.a. indexhöjningarna som föreningar regelbundet bör se över avtal.
– Vissa leverantörer kan även börja slarva med kvaliteten om de märker att styrelsen är passiv. När styrelsen konkurrensutsätter och handlar upp sina tjänster får man ofta både bättre kvalitet och avsevärt lägre priser. Inte sällan handlar det om hundratusentals kronor som föreningar kan spara varje år, bara genom att se över sina leverantörsavtal. Det är större summor än man kan tro, säger Fredrik Johansson.

Höga leverantörskostnader innebär indirekt att föreningens avgifter måste läggas på en högre nivå. I praktiken innebär det att boende i föreningar med gamla avtal finansierar leverantörers högre vinstmarginaler. Den största privatekonomiska konsekvensen kommer när den boende ska sälja sin lägenhet.
– Det finns en tydlig koppling mellan marknadsvärdet på lägenheter och avgiften föreningen tar ut av sina medlemmar, säger Hampus Dahlstedt. En lägre avgift innebär ett högre marknadsvärde och vice versa.

Ofta kan styrelsen undvika indexregleringar och sänka sina kostnader genom att helt enkelt kontakta sina förvaltare och övriga leverantörer och begära en omförhandling av avtalet innan det förlängs automatiskt. Då har styrelsen i regel ända fram till årsskiftet på sig att fundera över en ny lösning. Antingen kan styrelsen hitta nya leverantörer eller välja att förlänga avtalet med sina gamla leverantörer, fast till ett bättre pris.

Enkelt räkneexempel:
Brf Sjusovaren har ett avtal om ekonomisk och teknisk förvaltning som tecknades för 10 år sedan. Den totala avtalssumman var då 250 000 kr och priset var då marknadsmässigt. Under dessa år har styrelsen inte omförhandlat avtalet samtidigt som det indexreglerats med 3 procent per år.

Idag kostar därmed samma avtal 335 979 kr per år. Detta innebär att föreningen numer betalar 86 000 kr mer jämfört med när avtalet tecknades – för exakt samma tjänster.
Hade prisutvecklingen istället följt den faktiska inflationstakten (KPI) skulle avtalet idag kostat ca 285 000 kr. Många förvaltningstjänster är idag mer effektiva och automatiserade, varför även 285 000 sannolikt ligger över marknadspriset.
Priset som Brf Sjusovaren betalar nu, 335 979 kr, är hursomhelst inte marknadsmässigt och bör omgående omförhandlas.

Vad kan styrelsen göra?

  • Börja med att titta igenom era avtal. För att få en översyn kan ni studera noterna i er årsredovisning där de olika kostnadsposterna är specificerade. Ser ni någon kostnad som sticker ut? Har ni koll på när ni senast förhandlade om avtalen?
  • Har ni ett löpande avtal som inte har omförhandlats på länge? Börja då med att kontakta leverantören innan den sista juni. Den sista juni är det datum då bl.a. de flesta förvaltningsavtal förlängs och indexregleras automatiskt. Vissa förvaltningsavtal har dock andra villkor.
  • För att behålla ert förhandlingsutrymme är det viktigt att meddela er leverantör/förvaltare innan den sista juni att ni inte önskar automatisk förlängning av avtalet. I praktiken innebär det att man säger upp avtalet för omförhandling. Förvaltningsavtal har i regel sex månaders uppsägningstid vilket innebär att det löper på som vanligt fram till årsskiftet. Föreningen har då alltså ända fram till årsskiftet på sig att besluta om sin framtida förvaltning.
  • En ensidig uppsägning från föreningen innebär inte att man behöver byta förvaltare. Förvaltare tackar inte nej till kunder och är givetvis intresserad av att föreningen stannar kvar ytterligare en period. Förvaltaren får istället presentera ett mer marknadsmässigt pris till föreningen.
Hur vet vi om vi betalar för mycket?
Anbudskollen erbjuder en gratis analys till er i styrelsen. Där framgår hur föreningens avtal förhåller sig jämfört med liknande föreningar i samma storlek. Uppgifterna hämtas från föreningens offentliga årsredovisning.

Begär er gratis analys genom att maila till info@anbudskollen, ringa 08 – 684 422 22 eller besöka http://www.anbudskollen.se