Se upp för automatisk kostnadshöjning sista juni

Den sista juni förlängs de flesta BRF:ers förvaltningsavtal per automatik i ett eller flera år. Nästan alla förvaltare höjer samtidigt priset på tjänsten. Detta är en höjning som föreningen och dess medlemmar på sikt kan förlora stora belopp på. Men det finns möjlighet att undvika den.

En så kallad indexreglering innebär i regel att föreningens förvaltare varje år höjer priset som föreningen betalar med ett antal procent. Motivationen till prishöjningen är primärt löneökningar för personal samt den allmänna inflationstakten. Ökningen är dock ofta högre än så och indexregleringen leder till att förvaltarens marginaler ökar. En konkret konsekvens blir att föreningar med gamla avtal ofta betalar betydligt högre summor för samma tjänster jämfört med en förening med ett nytecknat avtal. Samtidigt har verksamheter såsom ekonomisk förvaltning även blivit mer effektiv och mindre personalintensiv.

– Man kan tro att man gynnas som trogen kund, men i verkligheten är det precis tvärt om, säger Hampus Dahlstedt, VD på allabrf.se. De föreningar som betalar allra högst kostnader är de som låter sina avtal ”löpa på”, år efter år, utan omförhandling.

Fredrik Johansson är ansvarig för avtalsförhandlingar på allabrf.se:
– För många föreningar handlar det om årliga besparingar på tiotusentals kronor. Inte sällan handlar det faktiskt om hundratusentals kronor som föreningar kan spara varje år, bara genom att se över sina leverantörsavtal. Det är större summor än man kan tro.

I förlängningen innebär det att boende i föreningar med aktiva styrelser, som regelbundet ser över sina leverantörsavtal, gynnas kraftigt. Höga leverantörskostnader innebär indirekt att föreningens avgifter måste läggas på en högre nivå. I praktiken innebär det att boende i föreningar med gamla avtal finansierar förvaltarnas högre vinstmarginaler. Den största privatekonomiska konsekvensen kommer när den boende ska sälja sin lägenhet.
– Det finns en tydlig koppling mellan marknadsvärdet på lägenheter och avgiften föreningen tar ut av sina medlemmar, säger Hampus Dahlstedt. En lägre avgift innebär ett högre marknadsvärde och vice versa.Ofta kan styrelsen undvika indexregleringar och sänka sina kostnader genom att helt enkelt kontakta sin förvaltare och begära en omförhandling av avtalet innan det förlängs automatiskt. Då har styrelsen i regel ända fram till årsskiftet på sig att fundera över en ny lösning. Antingen kan styrelsen hitta en ny förvaltare eller välja att förlänga avtalet med sin gamla förvaltare, fast till ett lägre pris.

Enkelt räkneexempel:
Brf Sjusovaren har ett avtal om ekonomisk och teknisk förvaltning som tecknades för 10 år sedan. Den totala avtalssumman var då 250 000 kr och priset var då marknadsmässigt. Under dessa år har styrelsen inte omförhandlat avtalet samtidigt som det indexreglerats med 3 procent per år.

Idag kostar därmed samma avtal 335 979 kr per år. Detta innebär att föreningen numer betalar 86 000 kr mer jämfört med när avtalet tecknades – för exakt samma tjänster.
Hade prisutvecklingen istället följt den faktiska inflationstakten (KPI) skulle avtalet idag kostat ca 285 000 kr. Många förvaltningstjänster är idag mer effektiva och automatiserade, varför även 285 000 sannolikt ligger över marknadspriset.
Priset som Brf Sjusovaren betalar nu, 335 979 kr, är hursomhelst inte marknadsmässigt och bör omgående omförhandlas.

Vad kan styrelsen göra?

  • Börja med att titta igenom era avtal. För att få en översyn kan ni studera noterna i er årsredovisning där de olika kostnadsposterna är specificerade. Ser ni någon kostnad som sticker ut? Har ni koll på när ni senast förhandlade om avtalen?
  • Har ni ett förvaltningsavtal som inte nyligen har omförhandlats? Börja då med att kontakta er förvaltare innan den sista juni. Den sista juni är det datum då de flesta förvaltningsavtal förlängs och indexregleras automatiskt. Vissa förvaltningsavtal har dock andra villkor.
  • Det styrelsen kan göra för att behålla sitt förhandlingsutrymme är att meddela sin nuvarande förvaltare, innan den sista juni, att man inte önskar automatisk förlängning av avtalet. I praktiken innebär det att man säger upp avtalet för omförhandling. Avtalet har i regel sex månaders uppsägningstid vilket innebär att det löper på som vanligt fram till årsskiftet. Föreningen har då alltså ända fram till årsskiftet på sig att besluta om sin framtida förvaltning.
  • En ensidig uppsägning från föreningen innebär inte att man behöver byta förvaltare. Förvaltare tackar inte nej till kunder och är givetvis intresserad av att föreningen stannar kvar ytterligare en period. Förvaltaren får istället presentera ett mer marknadsmässigt pris till föreningen.
  • Det säkraste sättet att sänka sin kostnad är att konkurrensutsätta sin nuvarande förvaltare. Att ta in offerter från konkurrerande förvaltare ger styrelsen en helt annan insyn i vad som är ett marknadsmässigt pris.
Hur vet vi om vi betalar för mycket?
Allabrf har genomfört hundratals förvaltningsupphandlingar och har god marknadskännedom.
Styrelsen är välkommen att kontakta kontakta allabrf.se för gratis rådgivning samt för att få konkreta tips och råd.

Maila Fredrik Johansson på fredrik@allabrf.se eller ring 08 – 684 422 222.Allabrf erbjuder även gratis upphandlingshjälp.
Styrelsen får hjälp att kostnadsfritt ta in offerter från kvalitetskontrollerade och konkurrenskraftiga leverantörer.
Besök www.allabrf.se/upphandling för mer information.